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Liste nominative des salariés étrangers du sous-traitant : modèle et attestation sur l'honneur

C'est la troisième pièce de l'obligation de vigilance, et la plus souvent oubliée. Dès 5 000 € HT confiés, le donneur d'ordre ne se contente pas de l'attestation de vigilance URSSAF et du Kbis : il se fait aussi remettre, à la signature puis tous les 6 mois, la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail que le sous-traitant emploie, ou son attestation sur l'honneur qu'il n'en emploie aucun (Code du travail, article D. 8222-5 (pièces à remettre par un cocontractant établi en France), Code du travail, article L. 8254-1 (liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail)). Voici ce que la liste doit contenir, qui doit y figurer, et deux modèles gratuits à transmettre à vos sous-traitants.

1. Ce que dit le texte

Le code du travail interdit d'employer un étranger dépourvu d'autorisation de travail, et il étend la vigilance au donneur d'ordre : celui qui confie au moins 5 000 € HT doit s'assurer que son cocontractant respecte cette interdiction (Code du travail, article L. 8254-1 (liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail)). Il le fait en se faisant remettre la liste nominative, établie par le sous-traitant à partir de son registre unique du personnel, qui précise pour chaque salarié concerné (Code du travail, article D. 8254-2 (contenu de la liste nominative des salariés étrangers : date d'embauche, nationalité, titre)) :

La liste est remise à la conclusion du contrat, puis tous les six mois jusqu'à la fin de son exécution (Code du travail, article D. 8222-5 (pièces à remettre par un cocontractant établi en France)) : le même rythme que l'attestation de vigilance, ce qui permet de demander les trois pièces d'un seul courrier (modèle de lettre de demande).

2. Qui figure sur la liste, et qui n'y figure pas

Pour un sous-traitant établi à l'étranger qui détache ses salariés en France, la même liste s'ajoute aux pièces de l'article D. 8222-7 : un salarié d'un pays tiers détaché par une entreprise européenne y figure (sous-traitant étranger et salariés détachés).

3. Le sous-traitant n'emploie aucun salarié étranger : l'attestation sur l'honneur

Pour cette pièce, et pour elle seule, une attestation sur l'honneur est admise : le sous-traitant y déclare qu'il n'emploie aucun salarié étranger soumis à autorisation de travail. Elle ne remplace jamais l'attestation de vigilance de l'URSSAF, que la Cour de cassation refuse de voir remplacée par une déclaration du sous-traitant (Cour de cassation, 2e chambre civile, 5 décembre 2024, n° 22-21.152 (une attestation sur l'honneur ne remplace pas l'attestation de vigilance)). Elle se renouvelle elle aussi tous les six mois : une embauche a pu changer la situation.

4. Modèle d'attestation sur l'honneur (à copier)

Je soussigné(e) [nom, prénom], agissant en qualité de [fonction] de l'entreprise
[raison sociale], SIRET [numéro], dont le siège est situé [adresse],

atteste sur l'honneur que l'entreprise n'emploie, à la date de la présente attestation,
aucun salarié étranger soumis à l'autorisation de travail prévue à l'article L. 5221-2
du code du travail.

Je m'engage à remettre à [raison sociale du donneur d'ordre] la liste nominative prévue
à l'article D. 8254-2 du code du travail dès qu'un tel salarié sera employé, et au plus
tard à la prochaine échéance semestrielle.

Fait à [ville], le [date].
Signature

5. Modèle de liste nominative (à télécharger)

Le sous-traitant qui emploie des salariés étrangers soumis à autorisation remplit la liste à partir de son registre unique du personnel : nom, prénom, date d'embauche, nationalité, type et numéro d'ordre du titre, et la date de fin de validité du titre, qui n'est pas exigée par le texte mais sert à ne pas transmettre un titre expiré. Le modèle s'ouvre tel quel dans Excel ou LibreOffice ; il porte en tête l'entreprise, le SIRET, la date et le donneur d'ordre, et se termine par la certification et la signature.

Télécharger le modèle de liste nominative (CSV, Excel ou LibreOffice)

Une liste avec des titres expirés, ou des noms sans numéro de titre, appelle une question au sous-traitant avant la signature, pas après. La liste contient des données personnelles de ses salariés : gardez-la dans le dossier du sous-traitant, avec un accès limité, le temps de la conservation des pièces (au moins 3 ans).

6. Ce que risque le donneur d'ordre qui ne l'a pas

Si un salarié du sous-traitant est trouvé sans titre, le donneur d'ordre qui ne s'est pas fait remettre la liste aux bonnes dates peut être tenu solidairement avec l'employeur : les salaires et indemnités dus au salarié, et les sanctions pécuniaires mises à la charge de l'employeur, dont l'amende administrative qui a remplacé en 2024 la contribution spéciale et la contribution forfaitaire (Code du travail, article L. 8254-2 (solidarité du donneur d'ordre avec l'employeur d'étrangers sans titre)). C'est une solidarité distincte de celle du travail dissimulé, qui porte sur les cotisations (la solidarité financière) : les deux peuvent se cumuler sur le même chantier.

La liste ne prouve pas que les titres sont authentiques : c'est l'employeur, votre sous-traitant, qui vérifie chaque titre auprès de l'administration avant l'embauche. Votre obligation, c'est de l'avoir demandée et reçue aux bonnes dates, et de pouvoir le montrer.

Questions fréquentes

La liste nominative des salariés étrangers est-elle obligatoire si le sous-traitant n'en emploie aucun ?

La liste, non ; mais le donneur d'ordre doit alors recevoir une attestation sur l'honneur du sous-traitant qu'il n'emploie aucun salarié étranger soumis à autorisation de travail, à la signature puis tous les six mois, comme les autres pièces.

Un salarié portugais, belge ou suisse doit-il figurer sur la liste ?

Non. Les ressortissants de l'Union européenne, de l'Espace économique européen et de la Suisse n'ont pas besoin d'autorisation de travail en France et ne figurent pas sur la liste. Seuls y figurent les salariés d'un pays tiers soumis à autorisation.

Le donneur d'ordre doit-il vérifier les titres de séjour de la liste ?

C'est l'employeur, le sous-traitant, qui vérifie chaque titre auprès de l'administration avant l'embauche. Le donneur d'ordre doit se faire remettre la liste aux bonnes dates et la lire : un titre expiré ou un numéro manquant appelle une question avant la signature.

Ne plus l'oublier

Sous-Traitants à Jour suit les trois pièces de l'article D. 8222-5 par sous-traitant : l'attestation de vigilance et sa vérification, le justificatif d'immatriculation, et la liste des salariés étrangers ou l'attestation sur l'honneur, avec la date de réception de chacune, et signale celle qui n'a jamais été reçue. Le statut passe à « à renouveler » un mois avant l'échéance de six mois de l'attestation, les rappels partent à J-30, J-7 et le jour même, et le sous-traitant est relancé au nom du service. Le registre consigne la date de la liste, pas son contenu : les données des salariés restent chez vous. Le premier sous-traitant est gratuit ; jusqu'à 10 sous-traitants, 59 € par an.

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Sous-Traitants à Jour applique les règles générales de l'obligation de vigilance (code du travail) et tient vos pièces et vos dates ; il ne donne pas d'avis juridique sur votre situation et ne délivre aucune attestation : seule l'URSSAF délivre l'attestation de vigilance. Sous-Traitants à Jour : 1 sous-traitant gratuit, 59 €/an jusqu'à 10 sous-traitants.