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Événementiel : l'obligation de vigilance sur vos prestataires
Un salon, un séminaire, un festival, une soirée d'entreprise : l'agence ou l'organisateur fait travailler en quelques jours une dizaine de prestataires, son et lumière, traiteur, montage de stands, hôtesses, sécurité, transport. Chaque contrat qui atteint 5 000 € HT (Code du travail, article R. 8222-1 (seuil de 5 000 € HT, vérification tous les six mois)) fait de vous un donneur d'ordre au sens de l'article L. 8222-1 du code du travail (Code du travail, article L. 8222-1 (obligation de vigilance du donneur d'ordre)) : les pièces se demandent à la conclusion du contrat, donc avant l'événement, pas après.
L'événementiel a deux pièges. Les délais : un devis signé dix jours avant le montage laisse peu de temps pour réunir et vérifier les attestations. Et la répétition : un prestataire technique qui travaille pour vous sur cinq événements dans l'année à 1 500 € HT chacun reste sous le seuil à chaque devis, mais le registre additionne les contrats d'un même prestataire sur douze mois et vous signale le cumul, par prudence (comment le seuil s'apprécie).
Les pièces à réunir
- L'attestation de vigilance URSSAF de moins de six mois, à la signature puis tous les 6 mois jusqu'à la fin du contrat, vérifiée avec son code de sécurité sur urssaf.fr (Urssaf — Vérification d'attestations fournies par l'Urssaf (code de sécurité)). Une attestation sur l'honneur ne la remplace pas (Cour de cassation, 2e chambre civile, 5 décembre 2024, n° 22-21.152 (une attestation sur l'honneur ne remplace pas l'attestation de vigilance)).
- Un justificatif d'immatriculation : extrait Kbis, extrait du registre national des entreprises, ou devis et courrier portant le numéro d'immatriculation (Code du travail, article D. 8222-5 (pièces à remettre par un cocontractant établi en France)).
- La liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, ou l'attestation sur l'honneur qu'il n'en emploie aucun (Code du travail, article L. 8254-1 (liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail)).
- Pour un sous-traitant établi hors de France, les pièces de l'article D. 8222-7 (Code du travail, article D. 8222-7 (pièces à remettre par un cocontractant établi à l'étranger)) : document de régularité sociale (formulaire A1 dans l'Union européenne) et justificatif d'immatriculation du pays d'établissement.
Les cas propres à l'événementiel
Le prestataire régulier
Le contrat-cadre annuel avec un prestataire technique ou un traiteur est un contrat qui dure : attestation à la signature, puis tous les 6 mois. C'est le cas le plus fréquent d'attestation périmée sans que personne s'en aperçoive.
Le freelance et le micro-entrepreneur
Régisseur, scénographe, photographe, chef de projet en renfort : un micro-entrepreneur délivre lui aussi une attestation de vigilance depuis son espace URSSAF, et elle se vérifie de la même façon. Une attestation sur l'honneur ne la remplace pas (Cour de cassation, 2e chambre civile, 5 décembre 2024, n° 22-21.152 (une attestation sur l'honneur ne remplace pas l'attestation de vigilance)).
La sécurité et l'accueil
Agents de sécurité et personnel d'accueil sont des postes où le travail dissimulé est souvent relevé lors des contrôles. Pour la sécurité privée, le numéro d'autorisation d'exercer délivré par le CNAPS figure sur les devis du prestataire : notez-le à côté de ses pièces de vigilance. La liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail (Code du travail, article L. 8254-1 (liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail)) fait partie des pièces à demander.
Le prestataire étranger
Une équipe technique venue d'un autre pays remet les pièces de l'article D. 8222-7 (Code du travail, article D. 8222-7 (pièces à remettre par un cocontractant établi à l'étranger)) et, si ses salariés sont détachés en France, la déclaration de détachement se fait avant l'intervention : demandez-en la preuve avec le devis.
Ce que vous risquez
Si un prestataire est verbalisé pour travail dissimulé et que vous ne pouvez pas montrer ses attestations vérifiées, vous êtes tenu solidairement de ses cotisations et pénalités (Code du travail, article L. 8222-2 (solidarité financière)). Le client final, de plus en plus, vous demandera à son tour les pièces de vos prestataires : avoir le dossier prêt est aussi un argument commercial. Les pièces se conservent au moins 3 ans.
Tenir le registre sans y penser
Sous-Traitants à Jour tient vos prestataires et leurs contrats, additionne les devis d'un même prestataire sur douze mois, vous rappelle chaque échéance à J-30, J-7 et le jour même, relance le prestataire par e-mail au nom du service et imprime le dossier de preuve, prêt à remettre à votre client ou au contrôleur.
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Pas encore prêt ? Calculez les dates d'attestation d'un contrat et récupérez la lettre de demande, sans compte.
Sous-Traitants à Jour applique les règles générales de l'obligation de vigilance (code du travail) et tient vos pièces et vos dates ; il ne donne pas d'avis juridique sur votre situation et ne délivre aucune attestation : seule l'URSSAF délivre l'attestation de vigilance. Sous-Traitants à Jour : 1 sous-traitant gratuit, 59 €/an jusqu'à 10 sous-traitants, 149 €/an au-delà.