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Logiciel de suivi des attestations de vigilance : tableur, plateforme ou registre ?
Dès qu'un sous-traitant atteint 5 000 € HT sur un contrat ou sur douze mois de commandes, vous devez réunir son attestation de vigilance à la signature, puis tous les 6 mois jusqu'à la fin du contrat (Code du travail, article R. 8222-1 (seuil de 5 000 € HT, vérification tous les six mois)), avec son justificatif d'immatriculation et la liste de ses salariés étrangers (Code du travail, article D. 8222-5 (pièces à remettre par un cocontractant établi en France)). Avec deux sous-traitants, un dossier papier suffit. À partir de cinq, les échéances se croisent et la seconde attestation, celle du sixième mois, est celle qui manque. Il existe quatre façons de tenir ce suivi ; voici ce que chacune fait, ce qu'elle coûte et ce qu'elle oublie.
Ce qu'un outil de suivi doit faire, au minimum
Le jour d'un contrôle, on ne vous demande pas quel outil vous utilisez, mais les pièces de chaque sous-traitant, aux bonnes dates. Un bon outil vous permet de les produire sans chercher. Sept critères départagent les solutions :
- Le seuil par cumul : repérer qu'une troisième petite commande fait franchir 5 000 € HT sur douze mois (le cumul, expliqué).
- La date de délivrance lue sur le document, pas la date de réception : l'attestation doit dater de moins de six mois quand vous la recevez.
- La date de vérification du code de sécurité sur urssaf.fr (Urssaf — Vérification d'attestations fournies par l'Urssaf (code de sécurité)) : c'est elle qui prouve votre diligence si le document se révèle faux.
- Les rappels avant l'échéance, assez tôt pour que le sous-traitant réponde : un mois, une semaine, le jour même.
- La relance du sous-traitant : ce n'est pas à vous de télécharger l'attestation, c'est à lui ; il faut qu'il soit relancé, et que la relance soit datée.
- Le dossier de preuve : par sous-traitant et par période, les pièces, leurs dates et vos vérifications, imprimable pour un inspecteur ou un avocat.
- La sortie : un export dans un format ouvert (CSV), pour garder vos données au moins 3 ans, le temps de la prescription, même si vous changez d'outil.
1. Le tableur : gratuit, tant qu'on y pense
Excel ou LibreOffice, une ligne par sous-traitant et par contrat, les dates de délivrance, de validité et de vérification. C'est la solution de la plupart des artisans et des PME, et elle tient les critères 2, 3 et 7 si elle est bien remplie (notre modèle gratuit, avec les bonnes colonnes). Ce qu'elle ne fait pas : elle ne prévient personne, ne voit pas le cumul, ne relance pas, et les pièces vivent ailleurs, dans une boîte mail ou un dossier partagé. Elle convient très bien jusqu'à trois ou quatre sous-traitants, si une personne y pense chaque mois.
2. La plateforme de conformité fournisseurs : complète, sur devis
Des éditeurs spécialisés collectent et contrôlent les documents légaux de milliers de fournisseurs pour les grands comptes : invitation des fournisseurs sur la plateforme, collecte des pièces auprès des organismes, contrôle documentaire, tableaux de bord par acheteur. Elles couvrent les sept critères et bien plus (assurances, attestations fiscales, évaluation des tiers). Leur modèle est pensé pour des services achats : tarifs sur devis, mise en place accompagnée, engagement annuel. Pour une entreprise générale qui gère plusieurs centaines de sous-traitants, c'est souvent le bon choix ; pour une PME qui en a cinq ou quinze, c'est beaucoup d'outil.
3. Le développement sur mesure ou le module de l'ERP
Certaines entreprises du bâtiment font développer un module de suivi dans leur logiciel de gestion, ou ajoutent une extension à leur ERP. L'avantage est l'intégration avec les commandes et les factures ; l'inconvénient est le coût de départ, puis la maintenance, et la règle elle-même : seuil, cumul, rythme de six mois, extension à venir au maître d'ouvrage (la loi du 25 juin 2026). Ces règles changent, et c'est à vous de faire évoluer le module.
4. Le registre en ligne pour petits donneurs d'ordre
Entre le tableur et la plateforme, un registre en ligne fait le suivi sans la mise en place : vous saisissez vos sous-traitants et vos contrats, vous déposez les pièces, et l'outil calcule le statut, rappelle et relance. C'est ce que fait Sous-Traitants à Jour, conçu pour les artisans, les PME du bâtiment, du nettoyage, du transport et de l'événementiel :
- Statut calculé par sous-traitant : à jour, à renouveler, expirée, manquante, sous le seuil, avec le cumul sur douze mois.
- Dates lues dans le PDF de l'attestation (délivrance, validité, code de sécurité), à confirmer d'un coup d'œil, et lien direct vers la vérification sur urssaf.fr, avec la date cochée.
- Rappels à J-30, J-7 et le jour même ; relance du sous-traitant par e-mail, au nom du service, avec les formules payantes.
- Dossier de preuve imprimable par sous-traitant et export CSV qui retombe dans votre tableur si vous partez.
- Prix public : 1 sous-traitant gratuit sans carte bancaire, 59 € par an jusqu'à 10 sous-traitants, 149 € par an sans limite (les tarifs). Remboursement intégral sous 14 jours sur simple demande.
Ce qu'il ne fait pas : il ne collecte pas les pièces auprès de l'URSSAF à la place du sous-traitant, il ne délivre aucune attestation (seule l'URSSAF le fait) et il ne vaut pas avis juridique. Il tient le rythme, les dates et les preuves.
Comparer d'un coup d'œil
| Critère | Tableur | Plateforme sur devis | Sur mesure | Sous-Traitants à Jour |
|---|---|---|---|---|
| Coût de départ | aucun | mise en place | développement | aucun |
| Cumul sur douze mois | à la main | oui | à prévoir | oui |
| Rappels avant échéance | non | oui | à prévoir | J-30, J-7, J0 |
| Relance du sous-traitant | non | oui | à prévoir | oui (formules payantes) |
| Dossier de preuve | à constituer | oui | à prévoir | imprimable |
| Export ouvert | oui | selon l'éditeur | oui | CSV |
| Pour qui | 1 à 4 sous-traitants | grands comptes | entreprises générales | 1 à quelques dizaines |
Questions fréquentes
Un logiciel est-il obligatoire pour suivre les attestations de vigilance ?
Non. La loi exige les pièces aux bonnes dates, pas un outil. Un tableur bien tenu suffit tant qu'une personne y pense chaque mois ; un logiciel sert à ne pas dépendre de cette mémoire.
Le logiciel peut-il récupérer l'attestation à la place du sous-traitant ?
L'attestation est délivrée par l'URSSAF au sous-traitant, dans son espace en ligne. Un registre comme le nôtre relance le sous-traitant et lit le document reçu ; il ne le télécharge pas à sa place et ne délivre aucune attestation.
Que faut-il garder si je change d'outil ?
Les pièces elles-mêmes et leurs dates (délivrance, validité, vérification du code de sécurité), sous-traitant par sous-traitant, pendant au moins 3 ans, le temps de la prescription des cotisations. Un export CSV et les PDF suffisent.
Si vous hésitez, commencez par le plus simple : ouvrez le registre avec votre sous-traitant le plus important, gratuitement, et voyez si les rappels vous servent. Ou partez du modèle de tableau : l'export de Sous-Traitants à Jour reprend les mêmes colonnes, dans un sens comme dans l'autre.
Ouvrir mon registre (gratuit) Voir un exemple de registre
Sous-Traitants à Jour applique les règles générales de l'obligation de vigilance (code du travail) et tient vos pièces et vos dates ; il ne donne pas d'avis juridique sur votre situation et ne délivre aucune attestation : seule l'URSSAF délivre l'attestation de vigilance. Sous-Traitants à Jour : 1 sous-traitant gratuit, 59 €/an jusqu'à 10 sous-traitants.